新人研修の頃の日報メールが何これ？だった話だいな | システムエンジニアの学習・自動化・効率化エピソード

新人研修の時期に日々の業務内容(研修内容)を、日報の形で作成する必要がありました。
しかし、その作成方法が複雑で最初は何これ？と思いながら作業していました。

その手順は以下の通りです。

1. Outlookで新規メール作成を開く

2. 書式をHTMLからテキストに変える

3. 日報のテンプレートを貼り付けて、各項目(研修の内容や理解度、課題など)を埋める

4. 作成したら送信ではなくリッチテキストで保存する(ファイル名も「【日報】名前_日付」みたいに指定されている)

5. 保存したファイルの中身を確認する(フォーマットがズレることがあったため)

6. クラウドストレージ上に用意されている自分の名前のフォルダに保存する

右も左もわからない新人のつもりで初めて聞いて、理解できる人はいるでしょうか？
メールを送る模擬練習的な意味もあるのかもしれません。

今思うとこれを入社間もない新人にやらせるのは大変だと思います。初日は8割ぐらいの人が？？？な感じでした。(何書けばいいかわからないのと、提出方法がわからないの半々ぐらい)
新人の中には、パソコンの知識がほとんどない人もいて、その人たちは尚更混乱したままだったと思います。

私もメールをリッチテキストで保存する方法を初めて知りました。(使う人いますか？少なくとも今の部署で使うことはまずありません笑)

もっと効率よくできる

このよくわからない手順を毎日やるとなると、時間も手間もかかると思い、うまくやる方法はないかな？と考えました。
そして、提出するのは最後のテキストファイルだから、前日に出したテキストファイルをコピペして、内容を今日の業務内容に合わせればいいのでは？と気づきました。

流石に業務内容やファイル名などは毎日同じではないので日々変える必要がありましたが、最初のよくわからない手順(特にリッチテキストで保存！)をやる必要がなくなりました。
そのおかげで最初は定時を過ぎても終わらなかった日報作成が、定時内で余裕を持って終わらせることができました。

提出物を明確にすれば、その提出物を作成するために必要な作業や不要な作業が明確になるかと思います。
今回の場合は、テキストファイルを出せばよいので、Outlookで作成しなくても、すでに提出したファイルをテンプレートとして使って、効率的に作成できます。

また、この手順は必要？と思ったら、もっといいやり方がないか考える癖をつけるのも大切だと思います。
ただ、意味があって必要な手順も場合によってはあるので、実際にやってみて必要か別のやり方があるか考えた方が良いでしょう。

日報は必要？

あと日々の業務内容を日報についてですが、毎日の振り返りという観点では必要だとは思います。
今の自分の理解度や進捗状況などが問題ないかを確認することは大切で、気づかないうちにわからないままだったり、大きく遅れていたということを防ぐことができます。

しかし、日報という形でフォーマットが決まっている形式で書く必要はなく、簡単なメモ書き程度でいいと思います。
例えば、「Aプロジェクトの見積もり資料を作成中。予定通り。」ぐらいでいいのではないでしょうか。

また、日々の課題を書く場所があったのですが、これは必要ないと思いました。
ないのに毎日ひねり出して書くのは時間がかかるし、自分はできないみたいな暗示がかかるような気がして嫌でした。

ただ、今うまくいっていないことがあれば、課題として書いたほうがいいでしょう。
例えば、「ネットワークのテストを実施中だが、エラーが解消できず遅延。原因は回線の可能性あり。」みたいに原因まで含めて書くと、次にやるべきことも整理できて、早めの解決につながります。

まとめ

今回は新人研修のころの面倒だった日報メールの話を通して、ゴールから逆算して考えて、日々の作業で不要な作業はないか？もっと早くできる方法はないか？を考えるきっかけにしてもらいたいと思います。

また、日々の振り返りは簡単でもいいからしておくとよいでしょう。
仕事でもプライベートでも振り返ると、今の自分の立ち位置がわかるかもしれません。

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