「業務をラクにする」はずが…？RPA導入で気をつけたいリスク管理の基本さっとん

🧠 概要：

概要

この記事では、RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）の導入によるリスクと、その対策について解説しています。特に、RPAを効果的に運用するための考え方や注意点に焦点を当て、リスクを未然に防ぐための具体的な方法を提案しています。最終的には、RPAの過度な期待を避けつつ、適切に使うことで業務効率化を図る重要性を伝えています。

要約ポイント

• RPAの魅力と問題点:

  • RPAを導入することで業務が楽になるという期待は大きいが、現実には逆に作業が増えることもある。

• 主要なリスク:

  1. 想定外の動作で止まる:
     • 変化に弱く、少しの違いでエラーが発生する。
  2. 例外処理で混乱:
     • 一貫性のないデータに対処できず、誤動作が発生する。
  3. 属人化:
     • フローの内容を作成者しか理解できず、保守が困難になる。
  4. 効果が見えない:
     • 期待する効果が現れないことでモチベーションが低下する。
  5. 万能ツールの誤解:
     • RPAは何でもできるわけではないため、誤解が生じやすい。

• 主な対策:

  • 業務選定時に安定したフローを選ぶ。
  • エラー処理を組み込む。
  • フローにコメントを入れ、理解しやすくする。
  • 成果を定量的に示すことで評価を得やすくする。
  • RPAの限界を理解し、人的判断が必要な部分を明確にする。
• 運用の心構え:
  • RPAは「補助役」として使い、全自動化を目指すのではなく、少しずつ運用を広げていくことが重要。期待しすぎないことがリスク管理の鍵である。

「RPAを導入すると、業務が一気にラクになる！」
そう聞いて、ワクワクしながらPower Automateなどのツールを使い始めた方も多いのではないでしょうか。

実際、うまく使えばとても便利なツールです。
決まった手順で繰り返す作業なら、人がやるよりも早く・正確にこなしてくれます。

でも──
「思っていたより面倒なことが増えた…」
「自動化したのに、逆に作業が増えてしまった…」
そんな声も、現場ではよく聞こえてくるのが正直なところです。

RPAには確かに多くのメリットがありますが、
“導入したら終わり”ではなく、“運用していく”ための準備と心構えが大切です。

この記事では、初心者の方にもわかりやすく、

• RPA導入でよくある失敗や落とし穴

• それを未然に防ぐための具体的な対策

を紹介していきます。

「業務をラクにしたい」はずが、逆に大変な思いをしないために。
事前に知っておくだけで、RPA導入の成功率はグッと上がります。

第2章よくあるリスク①想定外の動作で止まる・壊れる

RPAツールは、「決まった手順」を繰り返すのが得意です。
そのため、少しでも“いつもと違うこと”が起こると、途端にうまく動かなくなることがあります。

これが、RPA導入で最もよくあるトラブルの一つです。

● たとえば、こんな場面

• 昨日まで開けていたWebページのレイアウトが少し変わって、ボタンが押せなくなった

• 毎月保存していたファイル名に“（1）”という文字が入ってしまって、処理が止まった

• Excelの列の順番が変わっていて、正しい場所に入力できなかった

どれも人間なら「まぁいいか」と判断して対応できる内容です。
でもPADは、その“ちょっとした違い”に対応できず、止まってしまうのです。

● なぜ起こる？RPAは「融通がきかない」

Power Automateは、「この画面のこのボタンを押す」「この名前のファイルを探す」など、
“想定された通り”にしか動きません。

つまり、**“優等生だけど柔軟性がない”**のです。

想定と違う画面やデータに出くわすと、何をすればいいか分からず、エラーで止まる。

これが、現場でよくある「RPAが壊れた」「動かない」という状況です。

● 対策止まりにくい業務を選ぶ＆エラーへの備えを

RPAを導入する際は、次のようなポイントを押さえると安心です。

① 変化の少ない業務を選ぶ

• 操作対象（ExcelファイルやWebページなど）が毎回同じ

• 表示やレイアウトが安定している

• 入力内容や保存先が固定されている

こうした業務は、“止まりにくい”自動化対象としておすすめです。

② エラーが起きたときの通知・記録をつける

• フローの途中に「例外処理」や「ログ出力」を入れておく

• 動作が止まったらメールで知らせる設定を入れる

これにより、「いつの間にか止まっていた」を防ぎやすくなります。

③ いきなり100％自動化しない

• 最初は「一部だけ」自動化して、止まってもカバーできる範囲にとどめる

• 慣れてきてから範囲を広げる

“完璧に全部”を目指すより、「確実に動く部分」から始めるほうが結果的に長く使えます。

▶まとめ

RPAは、とても正確で便利なツールです。
でも、「ちょっとの変化」にも弱いという一面があります。

• 自動化する業務を選ぶとき

• フローを設計するとき

• エラーが起きたときの対応を考えるとき

この「想定外への弱さ」を頭に入れておくだけで、リスクは大きく減らせます。

第3章よくあるリスク②例外処理で混乱する

「だいたい同じ流れなんだけど、たまにイレギュラーがあるんだよね」
そんな業務、あなたの職場にもありませんか？

RPA、とくにPower Automate for desktop（PAD）は、
毎回同じパターンで動くことを前提に作られています。

そのため、ちょっとでも“いつもと違う”ケースが混ざると、途端に混乱してしまいます。

● よくある例

• 毎月発行する請求書のフォーマットが、1件だけ違っていた

• ファイル名に「_修正版」などの文言が加わっていて見つからなかった

• 一部の取引先だけ、送付先のフォルダが別になっていた

こうした “例外”が混ざった業務をそのままRPA化しようとすると、
うまく処理できなかったり、誤動作を起こすことがあります。

最悪の場合、ミスに気づかないまま処理が進んでしまい、
「自動化したせいでミスが増えた…」という結果にもつながりかねません。

● なぜ混乱する？“判断”や“分岐”が多すぎると破綻しやすい

PADは条件分岐（IF）や例外処理（Try～Catch）も可能ですが、
複雑になればなるほど、管理や修正が大変になります。

たとえるなら、
「例外だらけのマニュアル」を渡された新人さんがパニックになるのと同じです。

● 対策例外は「切り分ける」ことが大事

① ルールが統一されている業務から選ぶ

まずは、例外の少ない、毎回同じ形式・処理の業務に絞って自動化するのが安全です。
「全体の8割はこのパターン」というような、大多数をカバーできる処理に絞りましょう。

② 例外は“人が対応する”前提にしておく

自動化できない部分を無理にRPAに組み込もうとせず、
「例外が出たら人が判断する」流れを明確にしておく方が、結果的に安定します。

→ 例：「フォルダが見つからない場合は、エラーとして記録して処理を止める」など

③ 分岐が多くなりすぎるなら、そもそも自動化しない

条件が多すぎてフローが複雑になりはじめたら、**その業務は“まだ自動化しなくていい”**と判断するのも立派なリスク管理です。

▶まとめ

RPAは「決まったことを、決まった通りにやる」のが得意。
だからこそ、例外が多い業務は、あえて人間のままにしておく勇気も大切です。

最初から全部を自動化しようとせず、
「自動化できる部分だけ」に集中するのが、混乱を防ぐコツです。

第4章よくあるリスク③「作った人しかわからない」属人化問題

「このフロー、○○さんが作ったやつだよね？…え？退職したの？」

RPAを導入した企業や部署で、あとからよく起こるのがこの“属人化問題”です。
つまり、「作った本人しか中身がわからない」状態になってしまうこと。

いざという時に誰も手を入れられず、結局そのRPAが使われなくなってしまう――
そんな事例は少なくありません。

● なぜ属人化してしまうのか？

主な理由は以下のとおりです：

• 作った人が頭の中だけで全体を把握している

• コメントや説明を残していないため、他の人が読めない

• 凝りすぎて、複雑な構造になってしまった

• フローが増えすぎて、どこで何をしているかわからない

こうした状態になると、**「ちょっとした修正すら手を出せない」**という状況に陥ります。

● 結果的に、こんな問題が…

• フローが壊れても誰も直せない

• 関係者が増えるほど、使いづらくなる

• 引き継ぎができない／教育コストがかかる

• 「RPAは面倒」とマイナスイメージが定着する

つまり、せっかく自動化したのに“放置される未来”を招きかねないのです。

● 対策シンプルに、共有できるかたちで作る

属人化を防ぐには、次の3つのポイントを意識することが大切です。

① コメントをつける／画面に説明を残す

PADでは、アクションごとに**「コメント」を入れる欄**があります。
何をしているステップなのか、簡単な言葉で説明を入れるだけで、他の人が見ても理解しやすくなります。

② 手順書や概要図をつける

• このフローは何の業務か？

• どんなファイルを使って、何をするのか？

• 成果物はどこに出力されるのか？

こういった**“全体像”がわかるメモやスライド**を一枚残しておくと、誰でも状況を把握できます。

③ あえて「作りすぎない」ことを意識する

複雑すぎるフローは、壊れやすく、読みづらく、直しづらくなります。

「このぐらいなら手作業でもいいかも」と思う部分は、あえて自動化しないのもアリです。
“シンプルで伝わる設計”のほうが、結果的に長く使えます。

▶まとめ

RPA導入は、作って終わりではありません。
「誰でも使える」「誰でも直せる」状態を維持できてこそ、成功と言えます。

そのためには、フローそのものだけでなく、“あとに残す工夫”もセットで考えることが大切です。

第5章よくあるリスク④効果が出ない＝モチベーションが続かない

「RPAを導入すれば、すぐに業務がラクになる！」そんな期待を持って始めたものの、思ったほど効果が見えなくてがっかり…。

このように、“期待していたほどの成果が出ない”ことが理由で、途中でやめてしまうケースもよくあります。

● どうして効果が見えにくくなるのか？

理由はいくつかあります。

• 自動化できたけど、もともと手間の少ない作業だった
  　→ 毎月5分しかかからない作業を自動化しても、インパクトが小さい

• 削減時間が「感覚的に」しか伝わらない
  　→ どれだけ楽になったのかを数字で示せないと、周囲から評価されにくい

• 周囲に「で、何が変わったの？」と言われてしまう
  　→ 現場からの理解が得られないと、やる気が下がる

特に初心者が陥りがちなのは、
「まず目に見えてラクになる」業務ではなく、「技術的に簡単そうな業務」から始めてしまうことです。

それだと、せっかく自動化しても「なんか…これやって意味あったのかな？」となりがちです。

● 対策“時間削減”よりも“体感ラク”を重視する

最初のうちは、数値的なインパクトよりも、

• ストレスが減ったと実感できる作業

• 毎回「うっかり」が起きやすい手間をなくす

• 面倒だった手順がワンクリックで終わる

こういった“使ってみて、気持ちがラクになった業務”を選ぶと、モチベーションが続きやすくなります。

● 「誰かに見せられる成果」を用意しておく

• 作業時間が○分短縮できた

• ミスゼロになった

• 作業件数が○件から○件に増えた

など、**第三者に伝えられる“ちょっとした成果”**があると、チーム内でも評価されやすくなり、自分のやる気にもつながります。

▶まとめ

RPAは「便利なツール」ですが、
「成果が見えない」と感じると、せっかくの取り組みが止まってしまうリスクがあります。

最初は「作業の時短」よりも、**「体感としてラクになった」「気持ちが軽くなった」**という小さな成功体験を大切に。

それが次のステップへとつながる、確かな一歩になります。

第6章よくあるリスク⑤「万能ツール」だと誤解される

RPAに興味を持った方の中には、「これさえあれば、何でも自動でやってくれるんでしょ？」

と思っている方も少なくありません。

実際に相談を受けていても、「人手が足りないから、RPAに全部やらせたい」「複雑な判断もRPAでなんとかしてほしい」

といった声をいただくことがあります。

しかし、それはRPAへの“過剰な期待”＝誤解です。

● RPAは「何でも屋」ではありません

RPA、とくにPower Automate for desktop（PAD）は、
人がパソコンで行っている“定型的な操作”を代わりにやるツールです。

つまり、PADにできることはあくまで「操作の自動化」であって、
人間のように“考えて、判断して、柔軟に対応する”ことはできません。

たとえば、PADは…

• 内容を読んで判断することはできません

• その場の空気を読んで例外対応することはできません

• 新しい業務を自分で覚えることもできません

これを知らずに、「全部任せよう」と思ってしまうと、
**うまく動かない → ツールのせい → RPAは使えない…**という負の流れになってしまいます。

● 対策「RPAができること」をチームで共有しておく

RPAは、得意なことだけを任せる“補助役”として使うのがベストです。

そのためにも、導入に関わるメンバーや上司、現場の担当者に対して、

• RPAが何をしてくれるのか

• 逆に、何はできないのか

• どこに人の判断が必要なのか

こういった**“できること・できないこと”の線引きを、あらかじめ共有しておくことが大切です。**

●「期待値を下げる」ことが、長く使う秘訣

ちょっと意外かもしれませんが、
RPAをうまく活用している企業ほど、RPAに過度な期待をしていません。

「これはRPAに任せて、ここは人が判断しよう」
というバランス感覚を持っているからこそ、現場に定着しやすいのです。

▶まとめ

RPAは“人の代わり”ではなく、“人を支える道具”です。

• 全部やらせようとしない

• 得意なことだけに絞って任せる

• 周囲にも「できること・できないこと」をしっかり伝える

こうした考え方が、RPA導入の成功を支える「リスク管理」の一つなのです。

最終章“期待しすぎない”が一番のリスク管理

ここまで、RPA（Power Automate for desktop）を導入する際に起こりがちな
5つのリスクとその対策をご紹介してきました。

どれも、実際の現場でよく見かける“リアルな落とし穴”ばかりです。

ふりかえりよくある5つのリスク

1. 想定外の動作で止まる・壊れる

2. 例外処理が混ざって混乱する

3. 「作った人しかわからない」属人化問題

4. 効果が見えずにモチベーションが下がる

5. 「万能ツール」と誤解される

これらすべてに共通する本質的な原因は、
実は「RPAに期待しすぎてしまうこと」にあります。

● 完璧じゃなくていい。「一部だけラクになる」で十分

RPAは魔法のツールではありません。
でも、正しく使えば、日々の仕事をちょっとだけラクにしてくれる強い味方です。

• 毎日くり返しているちょっと面倒な作業

• 「これ自動でできたらな…」と思っていたルーティン

• 手作業でミスが出やすい部分のサポート

まずはそんな業務から、「意味のある一部」だけ自動化してみる。

それだけでも、あなたの仕事の中に
少しの余裕と安心が生まれるはずです。

● 小さく始めて、少しずつ育てていく

RPAは、導入して終わりではありません。

• 動きが止まったときにどう対処するか

• フローを見直して、もっとシンプルにできないか

• チームでどう使いまわしていくか

使いながら整えていく“成長型のツール”だと捉えると、失敗も学びに変わります。

▶まとめリスク管理とは「ちょっと冷静になること」

RPAに過度な期待をしない。
でも、過小評価もしない。

「できること」にしっかり目を向けて、
「できないこと」は無理にやらせない。

それこそが、RPAを現場に根づかせるための一番シンプルで、効果的な“リスク管理”なのです。

総務・経理・人事の現場経験を活かして、中小企業の業務をムリなく効率化。ピンポイントの業務をRPA（自動）化でDXのお手伝いをします。

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